Si te vas a trabajar al extranjero, si tienes tratos con empresas de otros países o necesitas presentar un documento de otro país, es posible que necesites recurrir a la Apostilla de la Haya, una legalización de documentos. Si quieres saber qué es, sigue leyendo.

Qué es la Apostilla de la Haya

El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público una apostilla o anotación que certifica la autenticidad de la firma de los documentos públicos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, que suprime la exigencia de legalizar documentos públicos extranjeros que deban surtir efecto en otro país firmante del Convenio.

Los documentos emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país firmante del Convenio sin necesidad de otro tipo de autentificación.

Aquí os dejamos un enlace con el listado de países firmantes del XII Convenio de La Haya, redactado por el Ministerio de Justicia. Si el país del que procede tu documento está en la lista, solo necesitarás la apostilla para poder legalizarlo.

Qué documentos puede apostillarse

Los documentos que se pueden apostillar son los siguientes:

  • Documentos públicos
    • Documentos judiciales
    • Documentos administrativos
    • Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados y las autentificaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

No se aplica la apostilla a:

  • Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
  • Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
  • Documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.
  • Certificados negativos de antecedentes penales de ciudadanos españoles que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea y documentos sobre ciudadanos españoles expedidos por los Registros Civiles españoles, incluidos los consulares, que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea.

Quien puede solicitar el apostillado de un documento

Cualquier ciudadano que posea un documento público puede solicitar su apostillado.

Dónde acudir para apostillar documentos

Para apostillar documentos públicos administrativos (es posible que algunos documentos necesiten de reconocimiento previo de la firma, más abajo encontrarás más información) y judiciales (incluidos los documentos del Registro Civil), puedes dirigirte a:

  • La Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.
  • Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.
  • A las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.

Los documentos notariales y los documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante notario tiene que apostillarse en los Colegios de Notarios o en aquellos notarios en los que estos deleguen.

Los documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo son apostillados por los Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.

Documentos administrativos con reconocimiento previo de la firma

Hay ciertos documentos que precisan de un reconocimiento previo de la firma al apostillado. Los documentos que necesitan este trámite anterior a la apostilla son:

  • Títulos y certificados de Estudios Universitarios oficiales:
    • Debes dirigirte al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte o a las Altas Inspecciones de Educación en las Comunidades Autónomas (solo en algunos casos)
  • Títulos y certificaciones académicas no universitarias:
    • Tendrás que dirigirte a la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma que expide el documento.
  • Documentos de la Agencia Tributaria:
    • Tienes que acudir al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
  • Documentos oficiales del Servicio Público de Empleo Estatal y de las Entidades de la Seguridad Social:
    • El Ministerio de Empleo y Seguridad Social deberá reconocer la firma.
  • Documentos no educativos de las Comunidades Autónomas:
    • En algunos casos, como la Comunidad de Madrid, es preciso el reconocimiento previo de firma por la Consejería de Presidencia.
  • Documentos de Entidades Locales:
    • No es preciso el reconocimiento previo de firma, siempre que esté firmado por una autoridad cuya firma conste en el sistema informático de apostilla del Ministerio de Justicia, a excepción del Ayuntamiento de Madrid, que requiere, en todo caso, reconocimiento previo de firma.
  • Documentos consulares (en sus funciones de Registro Civil y Notaría):
    • Tendrás que acudir al Ministerio de Asuntos Exteriores y de la Cooperación para el reconocimiento previo de la firma.
  • Certificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles:
    • Necesitas el reconocimiento previo de la firma por parte del Encargado del Registro Mercantil (para los Registros de Madrid, Barcelona, Bilbao y Valencia) o Decano Presidente del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de España.
  • Documentos de AENA, Marina Mercante, Pilotos de Vuelo, o tripulante de barcos:
    • El Ministerio de Fomento hará el reconocimiento previo de la firma en estos documentos.
  • Documentos bancarios:
    • Deberás dirigirte al Departamento de cuentas Corrientes del Banco de España.
  • Documentos emitidos por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado:
    • Necesitas el reconocimiento de la firma por parte del Ministerio del Interior.
  • Documentos de la Dirección General de Tráfico:
    • Tendrás que dirigirte para el reconocimiento de la firma al Ministerio del Interior o la Dirección General de Tráfico.
  • Otros documentos:
    • Ponte en contacto con el Centro de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia para que te proporcionen las indicaciones precisas.

Documentos con firma digital

Los documentos con algún tipo de firma electrónica requieren para su apostillado que se presente el documento con la firma manuscrita, por lo que no puede hacerse el apostillado de forma telemática ni digital. Es decir, tendrás que presentar el documento físico para poder colocar la apostilla de La Haya.

Cómo presentarlo o solicitarlo

Puedes hacerlo de forma presencial, acudiendo a las autoridades competentes. También puedes hacerlo por correo, enviando el documento junto a una solicitud a la Secretaría de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia o a la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.

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